法人を設立することは事業の始まりにすぎません。次に重要な義務は、会計事務所が帳簿を締め、税務申告を正しく行えるよう、正確な会計・税務記録を維持することです。事業者は次のように書類の保管と引き継ぎを整えるべきです。

1. 設立時または情報変更時に必要な書類

会計事務所に業務を依頼する際、または会社情報を変更する際は、次の法人の身元確認書類を準備します。

  • 事業目的付きの法人登記証明書（過去3〜6か月以内に発行）
  • 株主名簿（บอจ.5）
  • VAT登録している場合はVAT登録証（ภ.พ.20）
  • 授権取締役の身分証および家屋登録の写し

2. 収入関連の書類

あらゆる経路の入金を示す書類を収集します。顧客へ発行した正規の税額票や領収書を含みます。前受金や手付金の明確な証拠、返品・サービス返還に伴うクレジットノート（減額票）も保管し、会計事務所が収入と売上税を正確に記録できるようにします。

3. 費用関連の書類

税務上損金算入できる費用は事業に関連するものに限られます。仕入先からの仕入税額票や領収書を準備します。

もう一つの重要な記録が源泉徴収票です。自社が源泉徴収された場合と、他者から源泉徴収した場合の双方について、毎月のภ.ง.ด. 1・3・53 の申告に用います。

記帳のための収入・費用書類の収集
収入と費用の書類を明確に分けることで、正確な会計・税務記録につながります（写真：Pexels）

4. 財務・銀行関連の書類

会計事務所は、会社名義のすべての口座（法人クレジットカード口座を含む）の銀行取引明細（Bank Statement）を必要とします。銀行勘定の照合（Bank Reconciliation）を行い、帳簿の記録が実際の資金の動きと一致するか確認するためです。これにより、個人資金と会社資金の混同を防げます。

5. 従業員・社会保険関連の書類

従業員を雇用している場合は、給与台帳（Payroll）と社会保険料の納付証拠（สปส. 1-10 様式）を準備します。これらは個人所得の源泉徴収税（ภ.ง.ด.1）の計算や、事業の損金算入費用にとって重要です。

6. 物品・原材料報告書（該当する場合）

在庫を持つ事業者は物品・原材料報告書を作成し、少なくとも年1回棚卸を行う必要があります。これにより、会計事務所と監査人（CPAまたはTA）が売上原価と在庫価額を検証できます。

カテゴリー別 書類チェックリスト

書類カテゴリー主な書類の例
法人・登記登記証明書、บอจ.5、ภ.พ.20、取締役の身分証
収入売上税額票、領収書、クレジットノート
費用仕入税額票、領収書、源泉徴収票
財務・銀行すべての口座の銀行取引明細、法人クレジットカード
従業員給与台帳、สปส. 1-10 様式
在庫（該当する場合）物品・原材料報告書、棚卸結果
会計法に基づく原本書類の保管
調査に備え、紙の原本は最低5〜7年間保管しましょう（写真：Pexels）
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保管に関する重要な注意：会計法により、紙の原本は歳入局の調査に備えて最低5〜7年間保管する必要があります。デジタル化してスキャンしても、特別な承認がない限り原本を破棄することはできません。

書類の引き継ぎは、税務申告が法定スケジュールに間に合うよう、翌月の初めまでに完了させるべきです。

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